Mniej przepisywania danych z dokumentów i wiadomości
Automatyzujemy odczytywanie danych z dokumentów, porządkowanie wiadomości i przekazywanie informacji do firmowych systemów. Twój zespół szybciej przechodzi od otrzymanego pliku lub maila do obsługi konkretnej sprawy.
Od dokumentu w załączniku do danych w systemie
Zamówienie w pliku PDF, zapytanie w skrzynce czy skan formularza mogą wymagać kilku ręcznych czynności, zanim trafią do właściwej osoby. Wykorzystujemy rozpoznawanie tekstu i AI do odczytywania oraz porządkowania potrzebnych informacji. Na przykładach z Twojej firmy ustalamy, co można przetwarzać automatycznie, a co powinno trafić do sprawdzenia przez pracownika.
Od odczytania informacji do przekazania sprawy
Odczytywanie danych
Przygotowujemy pobieranie wybranych informacji z plików i załączników, na przykład numeru zamówienia, terminu lub danych kontaktowych. Zakres dopasowujemy do dokumentów używanych w firmie.
Porządkowanie wiadomości
Ustawiamy rozpoznawanie tematów i przypisywanie korespondencji do ustalonych kategorii. Zapytania, zamówienia i zgłoszenia mogą trafiać do odpowiednich zespołów.
Podsumowania treści
Wdrażamy przygotowywanie krótkich podsumowań dokumentów i dłuższych wątków korespondencji. Pracownik może szybciej poznać temat oraz wrócić do materiału źródłowego.
Przekazywanie informacji
Łączymy odczytane dane z dalszym obiegiem sprawy, na przykład utworzeniem zgłoszenia lub uzupełnieniem rekordu w systemie. Ustalamy też, które zapisy wymagają zatwierdzenia.
Kiedy warto usprawnić pracę z treścią?
Zespół przepisuje dane z załączników?
Przygotujemy odczytywanie potrzebnych pól i przekazywanie ich do uzgodnionego narzędzia. Pracownicy będą mogli skupić się na sprawdzeniu danych i obsłudze sprawy.
Korespondencja trafia do wspólnej skrzynki?
Pomożemy rozpoznawać temat wiadomości i kierować ją do właściwej osoby lub działu. Sprawy, których nie da się jednoznacznie przypisać, trafią do ręcznej oceny.
Dużo czasu zajmuje poznanie historii sprawy?
Przygotujemy podsumowania najważniejszych informacji z dokumentów i korespondencji. Zespół łatwiej zapozna się z dotychczasowym przebiegiem sprawy i sięgnie do źródła, gdy potrzebuje szczegółów.
Sprawniejszy obieg informacji w Twojej firmie
Mniej ręcznej pracy
Zespół poświęca mniej czasu na otwieranie załączników, kopiowanie pól i przenoszenie danych między narzędziami.
Szybsza obsługa spraw
Wiadomości i dokumenty trafiają do właściwych osób wraz z potrzebnymi informacjami. Łatwiej przejść do kolejnego działania.
Uporządkowane dane
Informacje z różnych źródeł otrzymują uzgodniony format. Ułatwia to ich wyszukiwanie, porównywanie i wykorzystanie w dalszej pracy.
Łatwiejsza weryfikacja
Pracownik może porównać wynik z dokumentem lub wiadomością źródłową. Brakujące dane i wykryte niezgodności trafiają do sprawdzenia.
Dobry produkt zaczyna się od dobrej rozmowy
Masz pomysł albo produkt do rozwinięcia? Stwórzmy coś, co będzie wyglądać świetnie i działać jeszcze lepiej.
Darmowa wycena
Od przykładowych dokumentów do codziennej obsługi
Najczęstsze pytania o przetwarzanie dokumentów i wiadomości
Jakie dokumenty i wiadomości możecie obsługiwać?
Możemy przygotować obsługę między innymi plików PDF, skanów, formularzy, wiadomości e-mail i ich załączników. Konkretne formaty oraz zakres odczytywanych informacji ustalamy po sprawdzeniu przykładów z Twojej firmy.
Czy wszystkie dokumenty muszą mieć taki sam układ?
Nie muszą, ale różnice w układzie i sposobie zapisu wpływają na przygotowanie rozwiązania. Zbieramy przykłady używanych wariantów i sprawdzamy, jak poprawnie odczytywać potrzebne informacje z każdego z nich.
Czy odczytane dane zawsze będą poprawne?
Nie. Jakość skanu, niejednoznaczna treść czy nietypowy układ mogą prowadzić do błędów. Dlatego testujemy wyniki, sprawdzamy wymagane pola i ustalamy, które dane pracownik musi zatwierdzić przed dalszym użyciem.
Czy dane mogą trafiać bezpośrednio do naszego systemu?
Tak, jeśli system udostępnia odpowiednią metodę integracji. Możemy też przygotować plik do importu lub przekazać wynik do ręcznego zatwierdzenia. Sposób zapisu ustalamy razem z zasadami sprawdzania danych i obsługi powtórzonych dokumentów.
Jak dbacie o dostęp do dokumentów i wiadomości?
Ustalamy, kto może korzystać z materiałów, gdzie są przetwarzane i jak długo mają być przechowywane. Ograniczamy zakres przekazywanych informacji i sprawdzamy warunki korzystania z zewnętrznych narzędzi przed ich wyborem.
Od czego zależą koszt i czas wdrożenia?
Od liczby rodzajów dokumentów, jakości materiałów, potrzebnych danych i integracji. Po sprawdzeniu przykładów przedstawiamy zakres oraz harmonogram. Omawiamy też koszty bieżącego przetwarzania, które mogą zależeć od liczby stron lub wiadomości.